Büroarbeiten erledigen und eine Büroorganisation erstellen

Strukturiert zum Erfolg

Ich unterstütze Sie tatkräftig.

Büroorganisation/Büroarbeiten

Das Büro ist der Dreh- und Angelpunkt in Ihrem Unternehmen. Hier ist die wirtschaftliche Stabilität zuhause und gehört gepflegt und vor Allem erledigt.

Auch wenn Sie Ihre Stärken und Kernkompetenzen perfekt beherrschen, ohne Material, Personal oder Waren kommen Sie nicht vernünftig zur Ausübung Ihrer Arbeit. Auch Rechnungen schreiben, Angebote stellen, Anfragen erledigen, der Schriftverkehr etc. bringt Ihnen erst das Geld in das Unternehmen, dass Sie zum Überleben brauchen.

Organisatorische Büroorganisation

Aufbau einer Bürostruktur und Wissensverwaltung

Viele Unternehmer kämpfen sich jahrelang durch ihren Büroalltag und würden sofort etwas ändern, wenn sie nur wüssten wie. Jeder wünscht sich eine effiziente, schnelle und vor allem Dingen genaue Büroorganisation und Wissenverwaltung.

Jeder wünscht sich eine effiziente, genaue und richtige Struktur, die vor allen Dingen schnell geht und in der Fehler kaum eine Chance haben. Wunschdenken? – Nein, das geht. Sie wären erstaunt wie einfach es sein kann.

Dazu gehört natürlich auch der  Aufbau einer Wissensdatenbank für z.B. Lieferanten oder Kunden. Klingt nach einer hochtrabenden Sache, kann Ihnen aber viel Zeit und Ärger ersparen. Und verbunden mit den richtigen Werkzeugen, wie dem Rechnungslegungsprogramm, wird es zu einer tollen Unterstützung.

Aufbau und Check des Produktsegmentes – Produkterweiterungen

Es gibt ein altes Gesetz, welches besagt, dass 20% Ihres Sortiments oder Dienstleistungsangebot für 80% des Umsatzes verantwortlich sind. Und, dass Sie 80 % Ihrer Zeit damit verbringen, sich um 20 % Ihres Umsatzes zu kümmern.

Nochmal ganz langsam … wir werden versuchen zuerst die 20 % herauszufinden mit denen Sie den meisten Umsatz generieren und diese Produkt- bzw. Dienstleistungssparte genauer betrachten. Warum generieren Sie damit den meisten Umsatz? Was passt der Zielgruppe daran am besten? Könnte man die umsatzschwache Produktpalette schmaler gestalten oder die umsatzstarke Produktpalette ausbauen?

Danach werden wir versuchen Ihre Zeit optimal zu nutzen und aufgrund unserer Daten sehen, ob es sich überhaupt lohnt so viel Zeit für so wenig Umsatz zu investieren.

Wichtig sind auch immer Trendbeobachtungen. Gibt es Produkte, Waren oder Dienstleistungen, die in Zukunft stark nachgefragt werden und bei welchen sich eine Ergänzung lohnt? – Wir werden es gemeinsam herausfinden.

Lieferantenkontrolle und Neuverhandlungen von Konditionen

Ihre Konditionen neu zu verhandeln, machen manche Unternehmer bei jeder großen Bestellung und wollen den besseren Preis, dann auch gleich bei jeder neuen Bestellung haben. – Das ist gut so! Nur viele trauen sich nicht, immer lästig und unangenehm zu sein. Das ist schade, denn es handelt sich um Ihr Geld, welches Sie verschenken.

Wenn Ihnen schwierige Verhandlungen sehr unangenehm sind, sollten Sie mindestens alle paar Monate neu verhandeln und den besten Preis für sich bekommen.

Oft ist es auch nicht nur der Preis alleine, manche Lieferanten kosten schlichtweg zu viel Zeit, sind unfreundlich oder unzuverlässig. Wir werden gemeinsam neue Verträge bzw. Konditionen aushandeln, und für einen besseren Umgang sorgen, denn Zeit und Nerven sind eben auch Geld.

DSGVO Maßnahmen für Ihr Unternehmen

Jedem Unternehmer tut der Magen weh bei dem Wort „Datenschutzverordnung“. Ganz so schlimm wie anfangs befürchtet wurde, ist es Gott sei Dank nicht gekommen. Trotzdem müssen einige Dokumente aufgesetzt, gegenseitig unterzeichnet und aufbewahrt werden.

Das betrifft die Mitarbeiter, datenverarbeitende Dritte (der Steuerberater, Lohnverrechner und IT Fachmann), Ihre Kunden und Ihre Homepage. Mit diesen Personen, Unternehmen und die Daten auf Ihrer Homepage sind das Mindestmaß an Vorkehrungen, die Sie getroffen haben sollten.

Ich unterstütze Sie gerne bei den Vorkehrungen und bei gesonderten Einzelfällen vermittle ich Sie an Fachpersonal, welches uns weiterhelfen kann.

Administrative Büroorganisation

Die Buchhaltung bzw. Belegorganisation für den Steuerberater

Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bankbelege, Kassabelege, Stundenaufzeichnungen der Mitarbeiter und diverse Unterlagen für den Steuerberater müssen korrekt erfasst und abgelegt werden. Sonst wird es teuer oder wirtschaftlich gefährlich für Ihr Unternehmen, denn das Finanzamt und die Sozialversicherung verstehen keinen Spaß. Gemeinsam lässt sich ein System entwerfen, wie dieses notwendige Übel leicht zu bewältigen ist. Versprochen!

Hier liegt eine typische Kostenfalle für jedes Unternehmen. Je besser aufgearbeitet dieser Teil Ihrer Organisation ist, desto weniger Kosten entstehen beim Steuerberater bzw. Sie können sich noch viel beim Finanzamt herausholen. Sauberes, konstantes und gewissenhaftes Arbeiten bedeutet hier bares Geld!

E-Mails und Anrufe

Die leidigen E-Mails und Anrufe können wirklich viel Zeit und Nerven kosten. Oft kommen wichtige Kundenanfragen rein, aber meistens muss man sich mit Werbung, Vertretern, Reklamationen oder Spam beschäftigen.

So entstehen hier zwei unterschiedliche Baustellen. Zum Einen das Herausfiltern von wichtigen Anfragen und zum Andern das gekonnte und zeitnahe Beantworten von eben diesen. Und auch das will gekonnt sein, damit die E-Mail schnell und seriös bearbeitet werden. Gemeinsam schaffen wir die Flut an E-Mails zu reduzieren und die wichtigsten zu bearbeiten, denn das gehört im Geschäftsleben einfach dazu.

Personal- und Bewerbungsmanagement

Mitarbeiter können Segen und Fluch gleichzeitig sein, dass weiß jeder der bereits welche hat. Diese gehören gewinnbringend eingesetzt und effizient beschäftigt. Jeder Mitarbeiter muss seinen Teil zum wirtschaftlichen Überleben beitragen, das geht aber nur, wenn alle wissen was zu tun ist und wie es zu tun ist.

Im Personalmanagement beschäftigt man sich mit Themen rund um die Mitarbeiterbindung, Einsatzstrategie, Prozessoptimierung, der Beschaffung von neuen Mitarbeitern, die Entwicklung von Führungskräften, ebenso die die Organisationsentwicklung.

Speziell die Suche nach neuen Mitarbeitern kann für ungeübte Personen zu einer zeitraubenden und außerordentlich teuren Angelegenheit werden.

Ich helfe Ihnen bei allen Belangen rund um diese Themen, sodass wir gemeinsam eine ideale Lösung finden.

Marketing und PR

„Wir brauchen kein Marketing – es läuft auch ohne recht gut“ – oder “Marketing ist so zeit- und geldintensiv, das kann ich mir gar nicht leisten“

Das stimmt in den seltensten Fällen, denn ohne Marketing geht wirtschaftlich leider nichts. Auch eine sinnvolle Ausrichtung der Waren, Produkten oder Dienstleistungen am Kunden,  was die meisten Unternehmen bauchgefühlsmäßig machen, ist bereits Marketing. Stellen Sie sich vor, man würde sich nur damit beschäftigen, was die Kunden wirklich wollen und  brauchen und Sie müssen nur Ihre Strategie darauf abstimmen! – Ihr Erfolg wäre wahrscheinlich doppelt so hoch und das langfristig.

Die Preise

Sehen Sie sich meine Preise an und Sie werden sehen, dass es attraktive Paket gibt.

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Ich werde Ihnen ein unverbindliches Angebot zukommen lassen.